Oferta pracy: Koordynator Programu w Fundacji LWF w Polsce
Program Coordinator, Poland – national position
(ogłoszenie w języku polskim poniżej)
Warsaw, Masovian Voivodeship, Poland | Full-time
Based in Warsaw with frequent travels to field locations in Poland
Position type: full time
Duration of contract: 1 year (with possibility for extension)
Deadline for applications: 8 Dec 2022 (The position will be filled as soon as a suitable candidate is identified)
Lutheran World Federation World Service
LWF World Service is the humanitarian and development arm of the Lutheran World Federation (LWF). LWF World Service is a widely recognized, international, faith-based organization working in over 20 countries. We seek to bring people of all backgrounds together in the common quest for justice, peace, and reconciliation in an increasingly complex and fragmented world.
A commitment to the human rights of every individual, regardless of their status, guides our work, actions, and operations. We are particularly known for our timely, compassionate, and professional humanitarian work, and for our field presence in hard-to-reach areas. Our work is people-centred and community-based. Above all, we work with the most vulnerable, and in order to claim and uphold their rights, we engage proactively with local government and community structures.
Since February 2022 and in in collaboration with its member churches, LWF carries out humanitarian response projects in Poland and neighbouring countries (Ukraine, Slovakia, Hungary and Romania). In Poland, LWF is established under the name “Fundacja LWF w Polsce”. There, it provides quality service, livelihoods, protection and social cohesion to refugees from Ukraine. This will focus mainly on various aspects of protection and social cohesion, Mental Health and Psychosocial Support assistance, education, and shelter(winterization) and multi-purpose cash assistance.
Fundacja LWF w Polsce coordinates and works closely with the Government of Poland, local authorities, the LWF member church, ACT Alliance members, civil society organizations, UN agencies and other relevant actors.
For additional information, please see www.lutheranworld.org/WorldService.
Purpose of the position
The Program Coordinator (PC) (based in Warsaw, with frequent travel to field locations) shall be responsible for coordinating the Fundacja LWF w Polsce program implementation and reporting to the Country Team Leader to carry out his/her duties.
This is a senior position, member of the Country Management Team (CMT), which requires effective diplomacy, critical and analytical skills, facilitation and communication skills, and representational and reporting skills.
Main Responsibilities
Management
Assist the Country Team Leader in the management of the program through close and consistent involvement in the decision-making processes at the highest level.
Participate actively as a member of the Country Management Team.
Overall responsibility for a variety of bilateral and consortium projects of the above-mentioned thematic sectors, M&E and learning, grants and business development, in close collaboration with the Country Team Leader.
Institutional fundraising
Support the Country Team Leader in developing and implementing a business development plan for the Fundacja LWF w Polsce Emergency Program.
Liaise with main institutional donors in-country.
Coordinate and lead the development and elaboration of program proposals for donors.
Ensure submission of high-quality proposals and donor reports.
Program management
Ensure that the implementation is guided by result management principles and have effective planning and implementation review processes in place.
Line manages Field Team Leaders, the Protection Specialist and the Cash Program Coordinator ensuring performance objectives are aligned to program delivery.
Manage budgets and resources in line with organizational procedures.
Monitoring, Evaluation and Learning
Ensure the Planning, Monitoring, Evaluation and Reporting (PMER) system is in line with organizational guidelines and program design.
Undertake regular monitoring visits to program areas and provide feedback to the Country Management Team (CMT).
Participate actively in relevant inter-agency sectoral coordination meetings and working groups.
Donor and Grants management
Track program implementation progress, program context and provide regular updates to Country Team Leader.
Coordinate with Field Team Leader, finance, and support departments to ensure timely grant utilization and compliance with donor requirements.
Financial Management
Review the program budget monthly, advise on corrective action relating to underspends or overspending and ensure that accurate forecasting is completed.
Advise the Country Team Leader and the Finance Manager of any variances and recommend solutions.
Comply with authorization levels for expenditure.
Staff management
Work with directly reporting staff by coaching, training, and mentoring to ensure the development of their management skills.
Monitor performance based on agreed job descriptions and ensure compliance with agreed objectives and all LWF policies and guidelines.
Other duties
As may be assigned by the direct supervisor.
Required qualifications
University degree in humanitarian or development work, and/or other a relevant technical field or social studies.
Strong leadership, conceptual and analytical skills
Demonstrated organizational and management skills
Team-oriented and flexible
Excellent communication skills
Knowledge, skills and experience
Significant working experience at the management level in humanitarian assistance or development-oriented programs within an international environment and preferably with church-related or non-governmental organizations.
Strong leadership, conceptual and analytical skills, and demonstrated organizational, management
Knowledge and experience of cooperation with the United Nations, governmental agencies, and international development cooperation in the field of humanitarian assistance.
Strong understanding of the project cycle and emergency intervention.
Working in a fast changing and hostile environment.
Experience in setting up humanitarian programs.
Language Skills
Polish: Excellent Skills
English: advanced verbal and written skills
Ukrainian/Russian: would be an asset
LWF Core Skills
Leadership – Level resource*
Achieving results – Level resource
Accountability – Level resource
Analytical thinking – Level advanced
Initiative – Level advanced
Working effectively with others – Level advanced
LWF Functional Skills
Project Management – Level resource
People Management – Level resource
Capacity building/ Training – Level resource
Communication – Level advanced
Stakeholder management – Level advanced
LWF 3 skills levels are: basis – advanced – resource
Major challenges
To assure the highest standards of program management and accountability of the Poland Country Program in line with LWF World Service and donor policies and international standards.
All applicants are required to uphold the core values of our organization.
Apply here
Fundacja LWF w Polsce (Warszawa) poszukuje osoby na stanowisko:
Koordynator Programu
Lokalizacja: Warszawa
Rodzaj stanowiska: pełny etat
Czas trwania kontraktu: 1 rok (z możliwością przedłużenia)
Końcowa data składania aplikacji: 8 grudnia 2022 (stanowisko zostanie obsadzone niezwłocznie po wyłonieniu odpowiedniego kandydata)
Służba Światu ŚFL
LWF World Service (Służba Światu ŚFL) jest humanitarnym wydziałem Światowej Federacji Luterańskiej. Jest to uznana, międzynarodowa organizacją kościelna, działającą w ponad 20 krajach. Stara się łączyć ludzi ze wszystkich środowisk we wspólnym dążeniu do sprawiedliwości, pokoju i pojednania w coraz bardziej złożonym i podzielonym świecie.
Zobowiązanie do przestrzegania praw każdego człowieka, niezależnie od ich statusu, przyświeca tej pracy, działaniom i przedsięwzięciom. Służba Światu ŚFL jest znana z terminowej, pełnej empatii, profesjonalnej pracy humanitarnej oraz z aktywności w terenie na obszarach trudno dostępnych. Ta służba jest skoncentrowana na ludziach oraz ich potrzebach i oparta na społeczności. Służba Światu ŚFL (World Service) pracuje z osobami najbardziej bezbronnymi, aby upominać się i stać na straży ich praw, angażuje się aktywnie we współpracę z lokalnymi władzami i społecznościami.
Więcej informacji znajduje się na stronie www.lutheranworld.org/WorldService.
Od lutego 2022 roku, we współpracy ze swoimi Kościołami członkowskimi, ŚFL realizuje projekty pomocy humanitarnej w Polsce i krajach sąsiadujących (Ukraina, Słowacja, Węgry i Rumunia). W Polsce ŚFL funkcjonuje pod nazwą „Fundacja LWF w Polsce” i zapewnia wysokiej jakości usługi, środki do życia, ochronę i integrację społeczną uchodźcom z Ukrainy. Główne działania skupiają się na różnych aspektach ochrony i wsparcia społecznego, pomocy w zakresie zdrowia psychicznego i wsparcia psychospołecznego, edukacji oraz zapewnienia schronienia i wsparcie finansowe.
Cel stanowiska:
Koordynator Programu (miejsce pracy Warszawa, z częstymi wyjazdami w teren) będzie odpowiedzialny za koordynację realizacji programu Fundacji LWF w Polsce i będzie podlegał Liderowi Zespołu Krajowego. Jest to stanowisko wyższego szczebla, członek Country Management Team (CMT), które wymaga skutecznej dyplomacji, krytycznych i analitycznych umiejętności, zdolności facylitacyjnych i komunikacyjnych oraz kompetencji reprezentacyjnych i sprawozdawczych.
Główne obowiązki
Zarządzanie
- Wspieranie Country Team Leadera w zarządzaniu programem poprzez ścisłe i konsekwentne zaangażowanie w procesy decyzyjne na najwyższym szczeblu.
- Aktywny udział w pracach krajowego zespołu zarządzającego.
- Ogólna odpowiedzialność za różnorodne projekty dwustronne i konsorcjalne w wyżej wymienionych sektorach tematycznych, monitorowanie i ocena sytuacji finansowej, dotacje i rozwój działalności, w ścisłej współpracy z Liderem Zespołu Krajowego.
Fundraising instytucjonalny
- Wspieranie Lidera Zespołu Krajowego w opracowaniu i wdrożeniu biznesowego planu rozwoju dla Programu Kryzysowego Fundacji LWF w Polsce.
- Utrzymywanie kontaktów z głównymi darczyńcami instytucjonalnymi w kraju.
- Koordynowanie i kierowanie rozwojem i opracowywaniem propozycji programowych dla darczyńców.
- Zapewnienie złożenia wysokiej jakości propozycji i raportów dla darczyńców.
Zarządzanie programem
- Zapewnienie, że wdrażanie programu odbywa się zgodnie z zasadami zarządzania wynikami i posiada skuteczne procesy weryfikacji planowania i realizacji działań.
- Zarządza liniowo liderami zespołów terenowych, specjalistą ds. ochrony oraz koordynatorem programu gotówkowego zapewniając dostosowanie celów i wyników do założeń programu.
- zarządzanie budżetem i zasobami zgodnie z procedurami organizacyjnymi.
Monitorowanie, ocena i raportowanie
- Zapewnienie zgodności systemu planowania, monitorowania, oceny i raportowania (PMER) z wytycznymi organizacyjnymi i założeniami programu.
- Podejmowanie regularnych wizyt monitorujących realizację programu i przekazywanie informacji zwrotnych do Krajowego Zespołu Zarządzającego (CMT).
- Aktywny udział w odpowiednich międzyinstytucjonalnych spotkaniach koordynacyjnych i grupach roboczych.
Zarządzanie dotacjami i relacjami z donatorami
- Śledzenie postępów w realizacji programu, kontekstu programu i dostarczanie regularnych aktualizacji Liderem Zespołu Krajowego.
- Koordynacja we współpracy z Liderem Zespołu Krajowego finansami i działami pomocniczymi w celu zapewnienia terminowego wykorzystania dotacji i jego zgodności z wymogami donatora.
Zarządzanie finansowe
- Dokonywanie comiesięcznych przeglądów budżetu programu, doradzanie w zakresie działań naprawczych dotyczących niepełnych lub nadmiernych wydatków oraz zapewnienie dokładnego prognozowania.
- Informowanie Lidera Zespołu Krajowego oraz Menedżera Finansowego o wszelkich rozbieżnościach i rekomendowanie rozwiązań.
- Przestrzeganie poziomów autoryzacji wydatków.
Zarządzanie personelem
- Współpraca z bezpośrednio podległym personelem poprzez coaching, szkolenia i mentoring w celu zapewnienia rozwój ich umiejętności zarządczych.
- Monitorowanie wyników pracy w oparciu o uzgodnione opisy stanowisk i zapewnienie zgodności z uzgodnionymi celami oraz wszystkimi politykami i wytycznymi ŚFL.
Inne obowiązki
W zależności od tego, co może zostać przydzielone przez bezpośredniego przełożonego.
Wymagane kwalifikacje:
- Studia w zakresie organizacji i rozwoju pomocy humanitarnej i/lub innych pokrewnych kierunków.
- Wysoki poziom kompetencji przywódczych, koncepcyjnych i analitycznych.
- Udokumentowane umiejętności organizacyjne i zarządcze.
- Zorientowanie na pracę zespołową i elastyczność.
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne.
Wiedza, umiejętności i doświadczenie
- Znaczne doświadczenie zawodowe na poziomie zarządzania w zakresie pomocy humanitarnej lub programach rozwojowych w środowisku międzynarodowym, preferowane w organizacjach kościelnych lub pozarządowych.
- Wysoki poziom kompetencji przywódczych, koncepcyjnych i analitycznych oraz wykazane zdolności organizacyjne, zarządcze.
- Wiedza i doświadczenie w zakresie współpracy z Organizacją Narodów Zjednoczonych, agencjami rządowymi i międzynarodowej współpracy w zakresie pomocy humanitarnej.
- Bardzo dobre zrozumienie cyklu projektowego i interwencji kryzysowej.
- Praca w szybko zmieniającym się i nieprzyjaznym środowisku.
- Doświadczenie w tworzeniu programów humanitarnych.
Znajomość języka:
- Polski: znajomość biegła
- angielski: zaawansowany w mowie i piśmie,
- ukraiński i rosyjski: znajomość będzie dodatkowym atutem.
Kluczowe umiejętności:
Przywództwo – poziom zarządczy*
Osiąganie wyników – poziom zarządczy
Odpowiedzialność – poziom zarządczy
Myślenie analityczne – poziom zaawansowany
Inicjatywa – poziom zaawansowany
Skuteczna praca z innymi – poziom zarządczy
Umiejętności praktyczne:
Zarządzanie projektami – poziom zarządczy
Zarządzanie ludźmi – poziom zarządczy
Budowanie potencjału/Szkolenie – poziom zarządczy
Komunikacja – poziom zaawansowany
Budowanie partenrstwa – poziom zaawansowany
*3 poziomy umiejętności według ŚFL: podstawowy –zaawansowany – zarządczy
Główne wyzwania
Zapewnienie najwyższych standardów zarządzania programem i odpowiedzialności za Polski Program Pomocy zgodnie z polityką Wydziału ŚFL Służba Światu (World Service), wymogami donatorów oraz międzynarodowymi standardami.
Wszyscy kandydaci są zobowiązani do przestrzegania podstawowych wartości organizacji.
Formularz zgłoszeniowy tutaj
